Lien entre le système d’information, les utilisateurs et les prestataires techniques, le responsable informatique d’une PME joue généralement un rôle-clé de « fluidificateur » au sein de son entreprise. Sa mission, plus ou moins étendue selon les structures, est a minima de garantir le bon fonctionnement du système d’information et ses évolutions, en faisant en sorte que les collaborateurs soient le moins contrariés possible par leur outil de travail. Malheureusement, à mesure que la technologie progresse, le rôle de RI se complexifie. Cloud, cybersécurité, RGPD, multiplication des devices ou télétravail ont créé de nouvelles problématiques et donc de nouvelles expertises à maîtriser. Le cahier des charges d’un RI, souvent seul dans une PME, est donc aujourd’hui bien rempli : se former et former les utilisateurs, tout en assurant la maintenance opérationnelle et l’optimisation du SI. Alors comment trouver le temps de « tout (bien) faire » ? Est-ce encore réellement possible ?
Le responsable informatique est multi-tâches, parfois à temps partiel et parfois même sans être du métier
D’une réunion de lancement de projet à une requête utilisateur sur poste de travail, en passant par le dépannage d’une imprimante, le responsable informatique doit savoir composer avec des sollicitations de différentes natures. Il(elle) est un véritable « couteau-suisse » sur lequel repose parfois de lourdes responsabilités, comme par exemple la gestion d’incidents sur des lignes de productions informatisées.
Pourtant, aussi surprenant que cela puisse paraître, le poste de RI n’est pas toujours occupé à temps plein. Dans des structures de services par exemple, il n’est en effet pas rare de confier la casquette de RI au responsable marketing, RH ou R&D. Différentes raisons, plus ou moins pertinentes, peuvent expliquer ce choix : mauvaise évaluation de l’importance du système informatique, externalisation des missions principales, organisation du SI autour du CRM et du digital, ou du SIRH.
Bien évidemment, un RI à double-casquette ou à temps partiel dispose d’un temps plus limité pour assumer ce rôle. Les entreprises qui font ce choix, doivent donc être obligatoirement accompagnées par un prestataire informatique spécialisé dans l’infogérance, sous peine de mettre leur système informatique et donc leur activité en danger.
Les 2 clés : confier la gestion technique du système informatique à un prestataire externe et se concentrer sur la formation et la prévention
L’externalisation totale ou partielle de la gestion du système informatique est-il donc la solution miracle ? Non, mais elle constitue un premier élément de réponse important. Le prestataire externe, qui dispose d’une expertise technique toujours à jour, saura prendre en charge tout ou partie de la gestion technique du SI. Ce qui laissera le temps au responsable informatique de mettre en place une stratégie de formation et de prévention auprès des utilisateurs, second point clé d’une bonne gestion d’un système informatique.
En matière de gestion du système informatique, le curseur est en effet trop souvent placé sur le palliatif et pas assez sur le préventif. Faire de la formation et de la prévention auprès des utilisateurs doit devenir un enjeu prioritaire pour le RI. En optant pour une gestion et une responsabilité partagée du SI, avec des utilisateurs correctement formés aux bonnes pratiques de base, l’informatique de l’entreprise sera naturellement moins sujette aux « bobos du quotidien ». Le RI, moins sollicité, pourra donc se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme des projets d’optimisation du SI, mais également sur sa propre formation continue. Un véritable gain de productivité pour l’entreprise est à la clé.
Confier la gestion de son système informatique à un prestataire externe ne coûte pas forcément plus cher
Bien évidemment cette démarche a un coût, mais le retour sur investissement est important. C’est ce que peuvent aujourd’hui confirmer l’ensemble des clients d’Adeosys. En effet, contrairement à ce que l’on pourrait penser, le coût d’une informatique performante s’avère finalement assez faible par rapport aux gains mesurés. Amélioration et optimisation de l’outil de travail, baisses des coûts de maintenance, sécurisation et pérennisation du SI. Les PME et leur RI qui font le choix de l’externalisation ont toutes les raisons de se projeter sereinement dans leur activité.
Autre argument en faveur de l’assistance technique externalisée, la possibilité de continuer à maintenir votre SI dans la continuité, même en cas d’absence (ou de départ) du RI/RSI. Premièrement, dans cette configuration, l’activité de l’entreprise peut se poursuivre normalement. Deuxièmement, le responsable informatique, vers qui tout n’est pas centralisé, est moins mis sous pression.
En conclusion, le responsable informatique de 2019 doit pouvoir passer plus de temps à piloter et optimiser son SI, qu’à résoudre des problèmes. Cela est d’autant plus vrai si le poste n’est pas occupé à temps plein, voire par un non-spécialiste. Chercher à vouloir « tout faire » n’est donc pas une solution viable, et peut même mettre en danger l’activité de l’entreprise. La sécurisation des données vers un Datacenter, la mise en place d’un PRA ou le renouvellement d’une infrastructure vieillissante, sont autant d’opérations potentiellement vitales pour votre entreprise, qu’un responsable informatique surchargé pourrait difficilement mener de front. Se faire accompagner par un tiers spécialisé apparaît donc comme une excellente solution, aussi bien pour l’entreprise que pour son RI.
